Control de Gestión

Descripción:

Dentro de las Instituciones hay una gran cantidad de asuntos que deben Gestionarse, pueden ser asuntos asociados a la actividad sustantiva de la institución o a la parte administrativa (como contabilidad, presupuesto, nóminas, etc.), tradicionalmente estos asuntos se gestionan de palabra, utilizando un correo electrónico, papeles, oficios, etc., perdiéndose todo el seguimiento e historial de las actividades realizadas.
Con esta solución cualquier persona puede registrar asuntos auto asignándoselo, asignárselos a otra u otras personas quedando un registro de la solicitud y todo el proceso de resolución de la Gestión, quedando un histórico invaluable en el conocimiento de las operaciones y actividades realizadas.
El Sistema provee una interfaz simple y ergonómica para que la experiencia de uso permita hacer costumbre su explotación, proporciona además una serie de servicios como la creación automática de Asuntos, la generación de alertas en base a fechas compromiso, notificaciones automáticas vía SMS y Correo Electrónico, Asignación de múltiples resolutores de forma simultánea, asociar documentos electrónicos, asignar roles de usuarios, Generación de Reportes de actividad, Bitácoras Históricas, Firma electrónica propia y soporte de firmas en formato PKI.
Pronto se contará con una interfaz de dispositivos móviles para la atención de requerimientos estando fuera de la oficina o en movimiento.

Implantación

Él uso de este sistema puede ser inmediato, ya sea en la nube o en la infraestructura de la institución puede ser inmediato si se utilizan las reglas de los esqueletos que vienen disponibles en el sistema una vez instalado y estos pueden ser modificados para cubrir requerimientos más sofisticados en el transcurso del tiempo.
El sistema puede ser asociado a estructuras de acceso existentes como LDAP o Directorio Activo.

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta con un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon). Se cuenta con un folleto tríptico denominado “Gobierno Digital” de tres hojas tamaño carta.

Beneficios

• Seguimiento Real de los Asuntos realizados y a realizarse.
• Asignación de actividades y tareas a otras personas y áreas dentro de la institución.
• Medición del desempeño del trabajo de empleados y funcionarios
• Referencia e historial de los asuntos gestionados
• Eficiencia y Eficacia Operativa
• Monitoreo y alertamiento en actividades pendientes de realizarse.
• Integración de expedientes electrónicos de forma sistémica y por asunto
• Generación de Asuntos de forma automática, basado en calendarios preestablecidos

Oficialía de Partes

Descripción:

El proceso de recepción de oficios y asuntos debe ser realizado en todas las dependencias e Instituciones de Gobierno, normalmente actúan como una oficina postal de recepción y entrega de documentación.
Con este sistema al recibir cada documentación se crea un asunto electrónico en el que se adjunte electrónicamente los oficios digitalizados recibidos y junto con el Sistema de Control de Gestión es enviado a un grupo de personas o una persona en particular que debe atender el oficio recibido.
El sistema tiene una serie de habilidades como la recepción electrónica de asuntos (vía web Services), o recepción vía oficina, provee un servicio de digitalización universal basado en tecnología TWAIN, puede realizar el sellado de tiempo y el firmado de la recepción del oficio electrónicamente utilizando firmas digitales con estándar PKI (con un costo adicional), el turnado puede ser realizado de forma automática o manual a una o múltiples personas, el oficio recibido puede ser gestionado en la misma herramienta y posteriormente enviado por correo electrónico al remitente quedando documentada todo el proceso y contestación del oficio en la misma herramienta.
Posteriormente se utilizan reportes para medir y monitorear la operación histórica y evidencias de recepción, procesamiento y respuesta de oficios recibidos.
Si la institución cuenta con múltiples oficialías de partes estas pueden gestionarse en el mismo sistema pero de una forma totalmente independiente.

Implantación

Este sistema una vez implantado requiere  de un trabajo ligero de consultoría en el que se aplicará una metodología que consiste en investigar las operaciones, incluyendo grupos, usuarios, tipos de oficios recibidos, perfiles y su correspondiente capacitación.
Normalmente en un par de semanas se puede contar con una ambiente operando productivamente.

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon). Se cuenta con un folleto tríptico denominado “Gobierno Digital” de tres hojas tamaño carta.

 

Beneficios

• Estandarización en el proceso de recepción de oficios y su procesamiento
• Evidencia irrebatible de recepción por persona, fecha y hora.
• Turnado electrónico de oficios recibidos, ahorrando tiempo y esfuerzo en la entrega de oficios, se reduce a segundos.
• Custodia centralizada de los oficios de papel recibidos, ya que únicamente se turnarán los electrónicos.
• Ahorro en papel al gestionar todo electrónicamente
• Uso de escáneres sin necesidad de dejar copias de documentos dispersos en los equipos de los funcionarios.

Administración de Archivo
(Compatible con el AGN)

Descripción:

El sistema consiste en una herramienta de custodia de documentos y expedientes con una serie de servicios avanzados para la administración y explotación de documentos perfectamente clasificados en un cuadro de clasificación archivística específicamente preparado para la Institución (el aprobado para la dependencia por el Archivo General de la Nación).
En el se tienen registrados documentos electrónicos, en papel, electrónicos de tipo URL y de tipo auto contenido en base de datos.
Cuenta con un sofisticado buscador de documentos que incluye la búsqueda profunda utilizando tecnología OCR, posee la habilidad de definir hasta un número indeterminado de Repositorios Documentales en el mismo servidor o en servidores adicionales, los repositorios pueden ser de tipo FileSystem para Linux y Unix, Directorios para Windows o Big Data (MongoDB).
Para la digitalización de documentos en papel cuenta con un sistema muy versátil para digitalización en tiempo real utilizando una interfaz con el estándar TWAIN que permite no dejar copias de documentos dispersos en los equipos de los funcionarios.
Está habilitado con un sistema de seguridad para definir perfiles basados en accesos y restricciones y cuenta con diversas interfaces que son declaradas de acuerdo a las características de los usuarios.
Reportes, descargas, taxonomías, invitaciones a visualizar documentos, plantillas de datos adicionales, bitácora de actividad (incluyendo quien visualizo cada documento), recepción vía correo electrónico o vía FTP, cargas masivas, alertas por información incompleta o por vencimiento, firma electrónica  y muchos más son características que tiene el sistema

Implantación

La implantación en una institución parte del Cuadro de Clasificación Archivística y la aplicación de una Metodología área por área identificando las series documentales, perfiles y usuarios para habilitarlos en el sistema y realizar la capacitación utilizando sus propias series documentales, la metodología se ejecuta en 3 días por área a integrarse y se van integrando paulatinamente.

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon). Se cuenta con un folleto tríptico denominado “Gobierno Digital” de tres hojas tamaño carta.

Beneficios

• Evita la pérdida de Documentos y Expedientes.
• Búsqueda y ubicación de documentos en segundos
• Cumplimiento con las normas y reglamentos relacionados con la Conservación de documentos del AGN y del ejecutivo
• Habilidad de integrarse a otros sistemas (SAP o desarrollos propios) o de la misma tecnología (control de Gestión, Activos, Empleados, Atención Ciudadana, etc.)

Publicación de Artículos y Autores
 (IFAI - Conocimiento)

Descripción:

Uno de los activos más importantes de las instituciones son los conocimientos y experiencias acumuladas, muchas veces estas se diluyen y pierden con el cambio de funcionarios o la pérdida de documentación.
Este sistema le permite definir hasta un número indeterminado de AUTORES que podrán crear ARTICULOS en una interfaz ergonómica y simple, en donde escriben o desarrollan sus ideas, conocimientos, procedimientos operativos, noticias, resultado de estudios, posicionamiento, documentación de transparencia, trámites, etc.
Una vez terminado el desarrollo de los artículos los mismos AUTORES pueden publicar sus ARTICULOS a uno o varios de los niveles de publicación extendiendo su disponibilidad a Usuarios del mismo Grupo de Trabajo, a toda la organización o en una interfaz pública vía web a todos los usuarios de Internet.
Las interfaces de consulta son muy simples y utilizan la misma funcionalidad de búsqueda que soluciones como Wikipedia o Google.
Los solución provee varias características interesantes como la interacción Autores – Lectores utilizando un BLOG con control (o sin él) de censura, un conteo de visualizaciones, el registro de utilidad del artículo, adjuntar documentos complementarios, o imágenes, bitácora de consultas y cambios.

Implantación

La implantación es muy simple consiste simplemente en capacitar a los autores para que escribean sus Articulos y exploten las características que proporciona el sistema.
Una vez que se cuenta con Artículos Públicados deberá habilitarse una liga en la página web de la empresa o de la internet de tal forma que el público pueda consultar el repositorio.

 

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon). Se cuenta con un folleto de una página en donde se describe el sistema de administración de Conocimientos.

 

Beneficios

• Compartir Documentación y Conocimiento entre varias personas.
• Difundir información de muy diferente naturaleza en Internet y/o a grupos específicos dentro de la organización.
• Monitorear la visualización de los artículos y determinar el grado de interés en un tema o en una información particular.
• Compartir vía Artículos los documentos del repositorio Documental sin que se dupliquen los documentos.
• Conservar y preservar el conocimiento y experiencias de funcionarios y empleados.

Registro de Funcionarios y/o Ciudadanos y sus expedientes

Descripción:

El Sistema provee una interfaz que permite el registro de Personas y Empresas tipificándolas en sus diferentes naturalezas, por ejemplo Empleados, Ciudadanos, Funcionarios, Policías, Jueces, Delincuentes, Estudiantes, Pacientes, etc. tantos como se requieran y de acuerdo a los alcances de cada proyecto.
A cada persona o empresa se le registra la información más importante y a cada uno se asocia a un tipo que determina que información adicional y que documentos serán incluidos en su expediente particular. Por ejemplo los documentos RFC, Currículo, Solicitud de empleo, en el caso de empleados, Análisis y estudios en el caso de Pacientes y así sucesivamente.
Una vez registrado cada Persona o Empresa estará en un estatus en particular permitiendo etiquetarse de acuerdo a su condición (por ejemplo contratado, retirado, en funciones, etc.) e individualmente podrá explotar funciones adicionales como relacionar activos bajo custodia, Procesos y Gestiones que haya solicitado a la institución, asociar fotografías, huellas digitales y firmas, imprimir credenciales, generar reportes, etc.
Las interfaces de explotación del Módulo permiten definir usuarios que únicamente puedan visualizar ciertos tipos de personas e incluso de una región o estado en particular o que únicamente puedan visualizar cierto tipo de documentos de su expediente, etc.

Implantación

La implantación normalmente consiste en cargar a partir de archivos planos o de Excel la lista de personas, empresas o personas y empresas que se registrarán en el sistema de forma masiva, una vez cargado el proceso consiste en la administración y alimentación de documentos a los expedientes correspondientes y ala actualización de datos y estatus de los diferentes elementos.

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon).

Beneficios

• Registro de Personas con el detalle de los activos asignados a él.
• Contar con un expediente electrónico de personas evitando con esto la pérdida de documentos.
• Ahorro en la manipulación y guarda de expedientes de papel.
• Conocimiento a detalle de las personas o empesas constituyendo un elemento invaluable para su referencia y soporte.
• Generación y reposición de credenciales de identificación.
• Bitacora de actividades relacionadas con la persona.

Administración de Inmuebles/expediente
(Gestión y Registro)

Descripción

Es muy común que instituciones con múltiples Inmuebles no cuenten con un inventario documentado, claro y completo. Este sistema es ideal para Instituciones con múltiples sucursales, oficinas o inmuebles bajo su control.
El sistema incluye un sistema de registro de inmuebles y asocia sus correspondientes expedientes de documentos en donde se incluyen las escrituras públicas, los pagos de predial, agua, seguridad, etc., y otro expediente gráfico en donde se registran sus fotografías.
El Sistema proporciona una herramienta de búsqueda de inmuebles basados en su nombre, ubicación, características, etc.
Cuanta con facilidades adicionales que incluyen la habilidad de generar Folletos o cartas de inmuebles, cartas de custodia, cálculo de valores y depreciaciones, bitácoras de consulta y administración, base de datos de SEPOMEX precargada que permite la homologación de direcciones, mapas de ubicación basadas en Google Maps, reportes de Inmuebles basados en PDF y/o Excel, generación de código de inmueble, entre otros.
Cuenta con la habilidad de crear asuntos a Gestionar  como Procesos de Pago de Servicios, Juicios de Adjudicación, Mantenimiento de Inmuebles, asignación de seguridad, etc.
Adicionalmente incluye una interface abierta para publicación de inmuebles marcados como públicos, ideal para publicar listas de oficinas o sucursales, lista de inmuebles en venta, lista de sitios de interés, etc.
Este sistema también puede ser utilizado como Base de Datos de aplicaciones del Registro Público de la Propiedad.

Implantación

El proceso de Implantación parte del proceso de Capacitación del uso de la herramienta, posteriormente se realiza la carga masiva de la lista o listas  de inmuebles bajo control de la institución, una vez cargada y clasificada por tipo inicia el proceso de consulta y actualización de los diferentes inmuebles.

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon).

 

Beneficios

• Contar con un Registro Exacto de los Inmuebles bajo control de la Institución.
• Toma de decisiones relacionadas a disposición de Inmuebles en diferentes localidades
• Utilización óptima de los diferentes inmuebles de la institución
• Planear y controlar los pagos y disposiciones relacionados a cada inmueble (TCO)
• Ejecutar la Gestión de actividades como mantenimientos, seguridad y llevar un registro histórico.

Activo Fijo y sus Expedientes

Descripción

Este componente permite el registro, mantenimiento y baja de Información de Bienes Muebles propiedad de la Institución, incluyendo todos aquellos listados en el Catálogo de Bienes Muebles (CABM).
Cuenta con el CABM precargado en el Sistema por lo que se pueden inventariar cualquier tipo de Bien, en cualquier cantidad.
Proporciona facilidades para la realización de inventarios físicos de forma Rápida utilizando las metodologías estándar y compatible con dispositivos y aplicaciones hand-held que dejen un archivo plano con un formato pre-establecido que será cargado o conciliado en el sistema.
El inventario es guardado de tal forma que se puedan generar estadísticas por tipo, categoría, producto y etiqueta, cantidad, estado, fechas de adquisición, ubicación, código, valor contable, revaloración automática, administración de Garantías, ubicación (en que inmueble se encuentre). etc.
La administración de activos de tipo Cómputo y Comunicaciones, Automóviles y Telefonía fija y móvil cuentan con servicios adicionales de administración.
La aplicación está diseñada para dos fines

• Control de Activo Fijo que incluye la administración de los inventarios financieramente, proporcionando re-expresiones, revaloraciones  y se consolidan en la contabilidad.
• Operación de la institución, ya que en los registros se cuenta con información operativa como su ubicación el estado en que se encuentra cada activo, sus características físicas, manuales de operación, garantía, grupo de asignación para mantenimiento y soporte, configuración y otras características.

Se generan reportes en PDF y Excel que pueden ser utilizados para procesar en otras plataformas como las de contabilidad.

Implantación

Como primeros pasos se requiere realizar la construcción de catálogos, y carga de los activos en la base de datos, o bien instrumentar las interfaces a hand held si es que se iniciará con un inventario físico. Posteriormente se realiza la capacitación para la explotación de información y mantenimiento de catálogos.

 

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon).

Beneficios

• Contar con un registro exacto de los activos que posee la institución (físico y financiero)
• Realizar el costeo de los diferentes tipos de inventarios y determinar  adquisiciones.
• Conocer quién es el responsable depositario de cada uno de los activos y su ubicación en que inmueble
• Conocer el ciclo de vida del activo y los esfuerzos de mantenimiento y conservación realizados.

Administración de Capacitaciones

Descripción

El sistema consiste en un catálogo de Cursos independientes y/o serializados, que se agendan a ser realizados en determinadas fechas y con determinadas duraciones.
A los cursos programados se les inscribe las personas que atenderán los cursos hasta la fecha de inicio en que el sistema es un apoyo al instructor para administrar listas de asistencia, calificaciones parciales y finales.
Permite monitorear la ejecución de los cursos, los instructores asignados a cada uno, identificar si determinada persona ya lo ha cursado.
El sistema proporciona una interfaz para alumnos en que los alumnos pueden ingresar al material del curso y subir tareas realizadas.
La utilización de este Módulo resulta muy interesante para ser implementado en Instituciones como de Seguridad Pública, de capacitación de ventanillas de servicio, de procesos de atención ciudadana, etc. en que se realizan capacitaciones cotidianas y programadas para múltiples personas
Por ejemplo en el currículo de un Oficial de policía debe capacitarse al menos una vez cada 6 meses, otro ejemplo es cuando se actualiza una versión de software y debe capacitarse al personal la operación del nuevo sistema.

Implantación La utilización del sistema requiere el registro del catálogo de cursos, la capacitación del administrador de los cursos y de los instructores que impartirán los cursos. Adicionalmente requiere contar con el registro de los empleados o personas que potencialmente pueden tomar algún curso. Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon).

Beneficios

• Llevar un Registro de que personal está capacitado en que temas y cuándo es que fue capacitado
• Administrar las certificaciones si es que el curso fue definido como de certificación.
• Evitar errores en la operación de las actividades de la institución al contar con personal más capacitado.
• Recibir ingresos en el caso de que se cobren los cursos de los participantes.

Administración y custodia de cuentas por pagar CFDIs

Descripción

En las instituciones de Gobierno los procesos de recepción y pago de facturas CFDI, puede ser muy laborioso.
Utilizando esta solución los documentos recibidos en un buzón de correo electrónico son ingresados al sistema de forma automática haciendo validaciones como que se encuentre el archivo XML, que sea válido para lo que utiliza los servicios web publicados por el SAT, que el nombre, RFC, monto, IVA y demás elementos del XML existan y se registran en campos del documento.
Los Documentos tanto los XMLs como las representaciones gráficas en PDF o algún otro formato son guardados en un Repositorio electrónico que garantiza su resguardo en el transcurso de los años.
Provee un servicio de búsqueda de documentos por diferentes criterios como rangos de fecha, Nombre o RFC del Proveedor, rangos de totales de precios, etc.
El Sistema permite la integración de facturas en Papel (No CFDI), ya sea que se digitalicen con el agente TWAIN que viene integrado en el sistema o que únicamente se referencien en el registro correspondiente.
Opcionalmente se podrá adicionar un proceso para gestionar el pago o bien simplemente se maneja el proceso con los diferentes estados de los documentos.
Se proporciona la habilidad de generar reportes y descargas de tipo PDF y Excel para cargarse a otro sistema o simplemente para procesar los pagos.

Implantación

La solución requiere de tener acceso a un buzón de correo electrónico a donde deberán llegar las facturas a integrar al sistema y habilitar un proceso automático dentro de Resolv-e que realice la tarea de verificar el buzón cada determinado tiempo.
Se debe capacitar a los operadores de cómo identificar que facturas se ingresaron al sistema y como ir modificando su estado.

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon). PDF DOC

Beneficios

• Evitar el proceso manual para verificación y validación de los CFDIs recibidos.
• Contar con un registro de que facturas fueron recibidas, en qué fecha y hora
• Tener un registro de cuando se pagaron cada factura recibida.
• Evitar la corrupción transparentando la recepción y pago de facturas.
• Ahorro de papel con ltodos los gastos inherentes como impresión, archivado, etc.

Centro de Contacto e interacción con la ciudadanía

Descripción

Esta solución proporciona la interactividad entre el Gobierno y la Ciudadanía, permite el registro de contactos de diversos tipos como Llamadas Telefónicas, correo electrónico, Chat y pronto el soporte de redes sociales.
En el sistema se registran los requerimientos o solicitudes ciudadanas una vez recibidas, son atendidas con la pericia del Operador telefónico y si es requerido lo escala abriendo un proceso y asignándolo a las diferentes áreas de servicios para la Atención Ciudadana.
Permite contar con una solución con operadores de contacto distribuidos y/o centralizados teniendo los registros totalmente centralizados, para la medición, el monitoreo y evaluación de las interacciones con los ciudadanos.
El sistema acumula las interacciones de cada uno de los ciudadanos para un conocimiento más profundo y detallado de sus movimientos, preferencias e inquietudes.
Se facilitan elementos para integrarse con otros sistemas para consulta de registros (web Services), llamadas web, etc.
Otras características disponibles son la integración para el envío de correos electrónicos personalizados, acceso a una base de conocimientos, manejo de contactos físicos y lógicos
La solución permite tanto contactos de entrada (INBOUND) como se ha descrito como contactos de salida (OUTBOUND) y provee herramientas para medición del desempeño y la habilidad de desviar llamadas para uno o varios supervisores.

Implantación

Se debe contar con infraestructura de centro de contacto con opciones para un ACD, CTI, PBX o simples teléfonos ya sean de tecnología tradicional o de Voz sobre IP.
Se requiere habilitar la infraestructura del centro de contacto y capacitar a los operadores y a los supervisores que lo operarán.

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta con un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon).

 

Beneficios

• Contacto y acercamiento con la Ciudadanía
• Proveer soluciones inmediatas y oficiales de trámites, procesos, registros, tráfico, obras, etc.
• Satisfacción de la ciudadanía con el gobierno
• Pronta solución y acción contra la delincuencia.
• Recibir reclamaciones, quejas, denuncias  para gestionar descontento ciudadano

Atención Ciudadana Municipal

Descripción

El Sistema de Atención Ciudadana Municipal es una solución para el Registro, Gestión y Resolución de cualquier requerimiento que un ciudadano tenga hacia su Municipio o Delegación.
Incluyendo y no limitando procesos de las áreas sustantivas y no sustantivas como; Desarrollo económico, Seguridad Pública, Servicios Públicos, Obra Pública, Tesorería, Contraloría, Administración e innovación gubernamental, DIF Municipal, Servicio Operador de Agua, Servicio de limpia, Desarrollo Humano y Social, Comunicación Social, etc.
Cuenta con la habilidad de recibir requerimientos y solicitudes ciudadanas desde diversos orígenes como Portal de Internet, Teléfono ya que cuenta con un sistema de Centro de Contacto, Ventanillas de Atención de las diferentes áreas, Quioscos de Autoservicio, Fax, correo electrónico, Ventanilla del Alcalde, etc.
Una vez recibido se asigna directamente al área responsable para su Gestión y resolución ya sea positiva o negativa.
Lleva una estadística de los requerimientos recibidos, atendidos y pendientes de cada ciudadano.
Se complementa con un servicio de encuestas que puede servir de termómetro para medir la aceptación y popularidad del Alcalde y la eficiencia de la Gestión de cada dependencia.

Implantación

Para la implantación de esta solución y por su naturaleza es ideal que se implemente como servicios en la nube por el presupuesto (normalmente bajo) y el tiempo (tres años) que los presidentes Municipales disponen.
Únicamente se requiere que las diversas áreas tengan acceso a internet, la designación de un líder de proyectos adecuado y su capacitación en el sistema, cuestión de semanas el sistema se encuentre trabajando perfectamente.
El sistema provee esqueletos prefabricados de procesos y una metodología de implantación y capacitación adecuada.

 

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente que simula un Municipio Ficticio “Aztlan” en la liga  http://200.52.65.35/resolve?org=aztlan con un Portal ciudadano en  http://www.hdmex.com.mx/MiniSitios/aztlan/Index.html con  usuario / password (admon / admon). Igualmente se cuenta con un folleto de tamaño oficio doblado a la mitad.

Beneficios

• Incremento en la satisfacción del Ciudadano
• Conocimiento medible de las necesidades ciudadanas
• Estadísticas de Gestión y Atención con datos claros y comprobables
• Solución funcionando desde el primer día de Gestión Gubernamental
• Entrega de un servicio moderno a un costo reducido
• Capacitación en muy poco tiempo
• Libros Blancos, al final de la Gestión se entrega toda la información generada durante los tres años en una computadora al Presidente Municipal incluyendo los requerimientos atendidos y no atendidos, constituyendo un elemento invaluable para su referencia y soporte.

Mesa de Ayuda
(alineado a los procesos ITIL)

Descripción

La aplicación de Mesa de Ayuda se refiere a la administración y soporte de los servicios Informáticos que proporciona a sus usuarios y garantizar su disponibilidad.
La oferta incluye alineación a procesos homologados a la metodología ITIL versión 3.0, incluyendo los procesos de Incidentes, Solicitud de Servicios, Cambios, Problemas, Base de Datos de Conocimientos, Base de datos de configuraciones (CMDB) y se trabaja para ofrecer otros procesos como Administración de Portafolio de Servicios, Eventos, Niveles de Servicio entre otros.
En adición a los procesos ITIL la solución incluye otro tipo de requerimientos como procesos de adquisición, control de calidad, desarrollo de sistemas, administración e integración de expedientes electrónicos, quejas y reclamaciones, agradecimientos y otros.
La solución más allá de la metodología incluye servicios adicionales como apertura de procesos desde otras aplicaciones utilizando web services, clientes de escritura a puertos de comunicaciones, desde una página web y correo electrónico, Notificaciones automáticas, una gran variedad de reportes, explotación y análisis de procesos de usuario por usuario (CRM) y muchos servicios más.
Provee una Base Única de Contactos (BUC) en donde cada registro puede ser designado con cualquier rol en los diferentes procesos que se utilicen.

Implantación

La implantación de esta estrategia requiere una capacitación en el uso del producto y su explotación es inmediata.
Si se requiere homologarse a ITIL el proceso debe incluir capacitación en esta Metodología.

 

Materiales Disponibles Se cuenta con un folleto descriptivo de las características de la mesa de ayuda y un ambiente en Internet denominado “Field IT Services” para demostrar la funcionalidad de los diferentes procesos, en    http://200.52.65.15/resolve?org=fis

Beneficios

• Garantizar la continuidad del servicio.
• Reducción de Costos de operación con varias características como tener registros para realizar los asuntos más fácil, eficientemente y administrar garantías entre otros
• Medir y evaluar el desempeño y actividades realizadas por el personal de soporte.
• Proporcionar a los usuarios un punto único de contacto en donde se da cumplimiento y atención a sus requerimientos.
• Administrar que los servicios que proporciona la institución estén disponibles y utilizables

constituyendo un elemento invaluable para su referencia y soporte.

Firma Electrónica y Sellado de Tiempo

Descripción

La utilización de firma electrónica y sellado de tiempo es una realidad en todo el mundo, el estándar más aceptado es el uso de PKI, su uso proporciona que un documento electrónico tenga los atributos siguientes:

• La autenticidad de personas y entidades que intervienen en el intercambio de información
• Confidencialidad: que sólo el emisor y el receptor vean la información.
• Integridad de la información intercambiada, asegurando que no se produce ninguna cambio
• El no repudio, que garantiza al titular del certificado que nadie más que él puede generar una firma vinculada a su certificado y le imposibilita a negar su titularidad en los mensajes que haya firmado.

Con estos atributos se pueden implementar una inmensa cantidad de proyectos como firmado de documentos, contratos, actas, transacciones, Oficios recibidos, oficios enviados, votaciones, publicación de documentos en Internet y muchos más, todos encaminados a que los documentos sean originales y cuenten con certeza jurídica.
Para la ejecución de estos proyectos utilizamos la tecnología de la empresa española Camerfirma (www.camerfirma.com), y cuenta con una variedad amplísima de productos relacionados, por ejemplo para asociar una firma biométrica de cualquier tipo en firma electrónica, custodia segura de firmas electrónicas, soluciones para simplificar el firmado de documentos, sello de empresa, autentificación de acceso, certificados seguros de internet, firma remota descentralizada, publicación certificada y muchos más.

Implantación

Un proyecto de este tipo requiere de contar con un proceso de generación de firmas electrónicas, o bien utilizar firmas con el estándar de PKI ya existentes. Las facilidades incluyen desde la creación de una infraestructura de firmas dentro de una institución hasta utilizar una infraestructura ya existente de un prestador de servicios (como Camerfirma).
Cada proyecto de Firma Electrónica debe ser manejado de forma particular y desarrollado especialmente para cubrir las necesidades de la institución solicitante.

Materiales Disponibles Se cuenta con fichas descriptivas de los productos y servicios de Camerfirma.

Beneficios

• Reducción de Costes: Eliminación del uso de papel, de gastos de envío y de espacio de almacenamiento de documentos.
• Aumento de la Productividad: Una mayor agilidad y comodidad en los procesos de tramitación, sin necesidad de desplazamiento.
• Procedimiento seguro: Garantiza la plena validez de los documentos y comunicaciones firmados electrónicamente, riesgos en el traslado de documentos.
• Niveles de satisfacción: Incremento del nivel de satisfacción de los usuarios gracias a la mejora en la disponibilidad y la gestión.
• Creación de Valor: Permite crear nuevos servicios dentro de la organización. Define un nuevo canal de comunicación con el cliente y el acceso a servicios avanzados.
• Beneficios medioambientales Disminución de la impresión de papel y de tinta, toner

Proyectos de Digitalización Masiva y de Outsourcing

Descripción

El paso del mundo del papel al mundo digital es una realidad en las instituciones de gobierno, sin embargo siempre queda el dilema de qué hacer con todos los archivos de papel que aún existen y que seguramente estarán muchos años más.
En la actualidad para mantener en buenas condiciones físicas los documentos históricos se ha encontrado en la digitalización la mejor  manera de consultarlos, ya que con esto se puede ver el mismo documento por uno o más usuarios al mismo tiempo de manera rápida y segura.
Una alternativa es ejecutar proyectos de digitalización masiva que una vez indexados sean acumulados en un Administrador Documental que proporcione beneficios como búsqueda de documentos en segundos.
Para la ejecución de este tipo de proyecto se provee una metodología propia que determina las actividades y secuencias, como la recepción del archivo, la preparación (expurgo), la digitalización y OCR en su caso, la captura manual de índices, el re encarpetado y la re integración al archivo.
Una opción que se ofrece es incluir en el proceso de digitalización el firmado electrónico y/o sellado de tiempo de los documentos de tal forma que se proporcione la garantía de que los documentos no serán modificados.
También se ofrece servicios de Digitalización en sitio, integrando Módulos de atención al personal de la institución, cumpliendo con los horarios y reglamentos internos de la institución.

Implantación

La implantación de esta estrategia requiere el estudio previo del archivo a digitalizar que en base al estado de los documentos se determinará el proceso  a realizar. Igualmente se determina en donde se realizará la digitalización y cuantas líneas de trabajo se implementarán.
Todo esto se ntrega en un documento que incluye los detalles del proyecto con la forma de trabajar, el formato de entrega, el tiempo requerido, indicadores de desempeño durante la ejecución, etc.

Materiales Disponibles Para demostrar el sistema se realizan reuniones presenciales en donde se explica el proceso de digitalización y se identifican los alcances requeridos por la Institución, posteriormente se le entrega un documento (impreso o electrónico en Power Point o PDF) en donde explica las características de los servicios que se pretenden integrar.

Beneficios

• Eliminación o reducción del Papel, las áreas de archivo que lo contienen, los riesgos que conllevan y el personal requerido para su administración.
• Búsqueda de documentos en segundos
• Garantizar la disponibilidad de los documentos al contar con una copia electrónica