Expediente Único es una ESTRATEGIA moderna para organizar la información de diferentes tipos de elementos de una forma práctica y eficiente al mismo tiempo.
Sin importar si su organización es una empresa o gobierno identifique los grandes beneficios que le proporciona implementar la estrategia Expediente Único.
Utilizando la ESTRATEGIA EXPEDIENTE UNICO, le permitirá cruzar la información y conocer PROFUNDAMENTE todos y cada uno de los procesos, elementos, personas o cosas que intervienen en la cadena de valor de su organización
Evolución desde el papel hasta el EXPEDIENTE ÚNICO ELECTRÓNICO.
- Tradicionalmente un Expediente se encuentra conformada por Documentos, un folder o una carpeta conteniendo documentos de papel referentes al nombre del Expediente.
- Una vez que el mundo digital llego, surgieron muchas soluciones para edición y construcción de documentos, antiguos como el famosísimo WORDStar que yo utilice en los años 80´s para el desarrollo de mi tesis profesional y que en realidad no se contaba con una estrategia para organizar documentos electrónicos, simplemente se imprimían y guardaban en su expediente de papel correspondiente.
- Más adelante el uso de la tecnología Digital trajo una oleada de Sistemas Operativos, productos y servicios para el resguardo Digital de Documentos, incluyendo el uso de WINDOWS, OFFICE, Documentum, LaserFiche, etc, todo esto bajo el concepto anglosajón de RECORD MANAGEMENT.
- La evolución Digital trajo la Firma Electrónica, que es el mecanismo de autenticación y aceptación basado en un dispositivo de procesamiento y un certificado digital en el que una persona acepta los terminaos y condiciones en un archivo digital, otorgando su uso el NO REPUDIO.
- Finalmente la ESTRATEGIA de EXPEDIENTE ÚNICO ELECTRONICO, se refiere a la integración de Información contenida en base de datos (Información Estructurada) e información contenida en documentos digitales (Información Estructurada) como documentos, videos, grabaciones de voz, relacionadas a un asunto y lo más importante en la estrategia es que en el mismo expediente cuenta con Documentos que perteneces a otro Expediente.
Esta estrategia resuelve el tema de que un documento este exclusivamente en un Expediente sino que pueda formar “Virtualmente” parte de otro u otros Expedientes.
Conceptualmente Expediente Único se encuentra formado por tres elementos:
- Información Estructurada
- No estructurada
- Otros elementos (que tienen su propio expediente Único)
Toda esta información de un solo elemento puede ser inmensa, con el uso de soluciones de TI podemos hacer que el mismo documento pertenezca a uno o varios expedientes y que si se actualiza en uno se está actualizando en todos, ya que es el mismo documento.
Esto permite por primera vez que la actualización de un expediente automática y sistémicamente actualice todos los expedientes involucrados en una sola actualización.
Imagina en el Sector Financiero
Un cliente de una institución financiera, con una cuenta de cheques que requiere otro servicio como Tarjeta de crédito o auto deberá como usualmente se hace entregar toda su información nuevamente cada vez que pida un servicio adicional.
Imagina que se crea un único expediente en donde se concentra la información y se relaciona cada vez que requiere un nuevo servicio, incluso puede tener relacionados elementos extras como un Expediente Único del inmueble que adquirió con un crédito hipotecario, o el expediente Único del automóvil adquirido.
Y esto simplemente son unas ideas imagina que el mismo cliente tiene una tarjeta de extensión para su hijo menor de edad, es aval de otra persona, abrió una cuenta para rendimiento variable, hizo una inversión a tasa fija, es accionista de una empresa y yendo aun mas allá que sea proveedor de la institución, en fin imagina en cuantas situaciones no requiere de un Expediente de Único.
Que contiene
Siguiendo con nuestro ejemplo, un Expediente Único de un Cliente de sector financiero, obviamente se adapta a las políticas y normas operativas de la institución, pero podría estar formado hipotéticamente de la información siguiente:
Es decir, información básica e Información RELACIONADA a elementos que afectan / complementan o intervienen en el EXPEDIENTE UNICO.
Otros tipos de EXPEDIENTE UNICO
Conceptualmente el Concepto puede ser implementado y utilizado basado en la misión de la empresa y a su actividad Sustantiva.
Algunos ejemplos de Expediente Único implementado son los siguientes:
- Empleado
- Cliente (empresa)
- Cliente (Persona)
- Proveedor (empresa)
- Ciudadano (gobierno)
- Activo (inmueble)
- Activo (Autotransporte)
- Activo (IT Asset)
- Estudiante
- Proyecto de Obra
- Trámite
- Proyecto de Ley
- Y muchos más
En otras entradas de este BLOG podrás encontrar experiencias en la implantación de algunos de estos expedientes en diferentes tipos de organizaciones.
