Desde los inicios de la humanidad el hombre ha tenido la necesidad de comunicarse con otras personas.
Esta comunicación rebasa la simple necesidad de comunicar ideas, comentarios, órdenes, etc. de forma verbal y trae la necesidad de dejar información de una generación a otra, lo que llevó a invención de la ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
El hombre siempre trata de mejorar la comunicación y sus legados y siempre ha tratado de mejorar los documentos en el que concentra su experiencia, conocimiento, creencias, etc. Y esto lo ha llevado a incluir una serie de invenciones que de tiempo en tiempo adiciona descubrimientos para hacer la documentación más accesible, económica, utilizable y duradera.
Desde tiempos ancestrales, las pinturas rupestres, el alfabeto cuneiforme, los documentos en papiro, los libros antiguos, las máquinas de escribir, las computadoras, el software, el internet han marcado la evolución de la ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
Cada paso implica una serie de inventos y adaptaciones que los humanos han ido perfeccionando, mejorando en cada momento los Procesos de ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
Visión Actual
En esta gráfica se incluye una serie de elementos e hitos relevantes que han contribuido a mejorar la ADMINSITRACION DOCUMENTAL, dentro de un esquema de fechas y sus gradientes de accesibilidad y costo.
Vemos en este gráfico ideas, tecnologías, desarrollos, implantaciones a lo largo del tiempo que han revolucionado la ADMINISTRACIION DOCUMENTAL, cada uno de ellos ha generado un HITO y todos son indispensables para que en conjunto se tenga una buena implementación de ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL y más aún la metodología de EXPEDIENTE ÚNICO.
Por eso una implantación de la Metodología de EXPEDIENTE UNICO incluye la integración de los elementos o características siguientes:
- Control de Archivos Físicos de Papel
- Información Estructurada
- Control de Archivos Digitales
- Información Estructurada
- Proceso de Escaneo estandarizado
- Tecnología de Identificación de imágenes (OCR, ICR, OMR y OBR)
- Expedientes Digitales
- Firma Digitalizada
- Firma Digital
- Practicas Archivísticas
- Internet, Resguardo electrónico en la nube
- Control de Gestión Documental
- Generación de documentos basado en Esqueletos
- Videoteca
- Documentos XMLs.- Integración de documentos estructurados y no estructurados)
- Portales de Contenido
- Biometría (voz, facial, iris, huella digital)
- Indexación Estructurada
- Indexación No estructurada
- Integridad y relacionamiento
- Mismo Documento en Múltiples Expedientes
Visión de Futuro
Aún apenas estamos iniciando así todo lo que falta de ser inventado, muchos desarrollos, ideas experimentales, patentes en proceso.
Ideas como que la piel pueda contener Documentos, chips incrustados en el cuerpo, inteligencia artificial y lo que nuestra imaginación traiga.
Series de Televisión como Black Mirror de ficción – frontera realmente nos muestra muchas ideas inquietantes de como utilizar la ADMINISTRACION DOCUMENTAL, ya con tecnología acercándose a nosotros.
Todo este desarrollado que viene y emociona la imaginación de alguna forma u otra debe ser clasificado e indexado, que permita relacionar información de una forma ágil y aquí es donde juega el concepto de EXPEDIENTE UNICO –
El Presente y el futuro se unen y seguramente lo mejor esta por suceder teniendo los conceptos y simientos claros podemos tener una solución conceptual completa y fuerte.
