¿Donde queda la Experiencia de errores anteriores?
Considere el siguiente escenario:
Un técnico configura una estación de trabajo para un empleado, ajustando parámetros como red, software y configuraciones personalizadas. Sin embargo, no documenta los pasos realizados ni las configuraciones específicas aplicadas.
Falla: Un mes después, otro técnico necesita realizar una reparación o actualización en esa misma máquina, pero no tiene registros de qué cambios se hicieron inicialmente. Como no hay documentación, trata de hacer ajustes sin entender completamente la configuración previa, lo que lleva a que se eliminen o alteren configuraciones importantes, causando problemas de conectividad o funcionamiento del software.
Más adelante, cuando el usuario reporta errores o el sistema presenta fallos, la falta de documentación impide identificar rápidamente qué ajustes realizados anteriormente podrían estar causando los problemas. Esto provoca retrasos en la resolución y puede derivar en configuraciones incorrectas o en una reinstalación completa, incrementando el tiempo y costo de mantenimiento.
Resultado: El sistema queda mal configurado o presenta errores que podrían haberse evitado si se hubiera documentado detalladamente cómo se configuró inicialmente. La falta de registros previos genera mayor esfuerzo, errores repetidos y pérdida de tiempo en solucionar problemas que podrían haberse resuelto más rápidamente con documentación adecuada.
Lección: Este ejemplo evidencia cómo la falta de documentación en la configuración de sistemas o hardware puede llevar a errores repetidos, pérdida de información valiosa y mayores costos en mantenimiento y resolución de problemas.
Como en este ejemplo la falta de documentación puede ciertamente conducir a la repetición de errores y a la dificultad para aprender de experiencias pasadas. Sin embargo, no estamos necesariamente condenados a sufrir los mismos errores si abordamos esta problemática de manera proactiva. Aquí algunas ideas para mitigar este riesgo:
- Implementar una buena gestión del conocimiento:
- Crear y mantener documentación clara, actualizada y accesible ayuda a que todos los miembros del equipo puedan entender los procesos, decisiones y errores previos.
- Establecer procesos de retroalimentación y aprendizaje:
- Revisar errores anteriores y documentar las lecciones aprendidas para evitar repetir los mismos fallos en el futuro.
- Fomentar una cultura de registro y comunicación:
- Incentivar que los equipos registren sus experiencias, tanto éxitos como fallos, en registros compartidos o bases de conocimiento.
- Utilizar herramientas tecnológicas:
- Incorporar sistemas de gestión del conocimiento, colaboración y documentación que faciliten conservar y consultar la historia de proyectos y errores.
- Capacitación y sensibilización:
- Educar a los equipos sobre la importancia de la documentación para mejorar continuamente.
Aunque la falta de documentación puede ser un obstáculo, mediante estas prácticas se puede reducir significativamente el riesgo de repetir errores y mejorar la eficiencia y la calidad en los procesos. La clave está en tomar conciencia y actuar preventivamente.