Administración de Documentos y ECM
(Enterprise Content Managment)
El contar con un almacén de documentos electrónicos perfectamente integrados y clasificados, con su vigencia bien definida, que agilicen la ejecución de sus procesos
… es sin duda una Ventaja Estratégica
¿Qué es?
Es una solución informática que permite la administración, clasificación, resguardo, permanencia, publicación de documentos de todo tipo a través de una interfaz amable en donde los diferentes involucrados con un perfil de seguridad determinado pueden visualizar determinados documentos.
Entiéndase por documento cualquier elemento que contenga información gráfica, escrita, grabada, etc que se encuentre en medios electrónicos ya sea que se haya grabado electrónicamente o escaneada desde otro elemento; así pués los documentos electrónicos, de cualquier tipo (doc, xls, pdf, midi, gif, tif, etc.) pueden ser incorporados al repositorio para su custodia y conservación; el repositorio también soporta el registro de docuemntos en papel, microfichas, CD´s, Videos VHS, Beta, etc. Relacioandos en este caso a la ubicación física del documento.
¿Porqué tambien es un ECM?
Todos los documentos electrónicos de texto o imágenes al momento de ser resguardados en las bóvedas electrónicas del sistema son escaneados para obtener a través de un proceso de copiado de texto o de OCR (en el caso de las imágenes) su contenido textual, el cuál es guardado en la base de datos y puede ser utilizado (cualquier parte del contenido) como criterio de búsqueda y previamente ser habilitado o no para ser visualizado en una interfaz de Internet estándar.
Los documentos de otro tipo como videos y grabaciones también pueden ser publicados utilizando otros criterios de búsqueda.
Con esta organización la cantidad de información que puede ser acumulada y accesible desde Internet es enorme.
¿Qué Problema Resuelve?
Actualmente las organizaciones tienen estrategias aisladas, no homogeneas ni documentadas totalmente de como adminsitrar los documentos que su operación genera. Esto ha ocacionado la existencia de múltiples procesos de mantenimiento de archivo en donde no se cuenta con claridad si un documento debe ser guardado 1, 2 o 10 años.
Igualmente la existencia y vigencia de documentos en papel sigue siendo válida por lo que la transición inminente en un futuro no lejano evitará la existencia del papel y la firma autógrafa como la conocemos.
Por otro lado la era digital ha permitido que los documentos electrónicos puedan ser custodiados de una forma más económica, segura y eficiente y que la visualización de los mismos sea igualmente más rápida, económica y eficiente permitiendo la visualización desde diversas interfaces de forma local o remota; anteriormente la recuperación de un documento podía tardar dias o semanas y su conservación podría no ser la óptima.
¿Qué Cantidad de Información Puede Contener?
Resolv-e puede administrar una gran cantidad de documentos a el pueden estar “federados” una cantidad indeterminada de repositorios de Trámite utilizando desde las tecnologías mas antiguas de almacenamiento hasta las más modernas, puede sumar Cientos de Terabytes de información.
Gracias a su diseño los documentos son guardados en una bobeda electrónica encriptada en cada uno de los repositorios asociados al sistema los documentos son archivos para el sistema operativo y lo que se guarda en la base de datos son simplemente las ligas a los documentos, sus llaves, su permanencia y sobre todo su contenido textual.
Para determinar la eliminación, permanencia y migración de los diferentes documentos (Disposición Documental) resolve adopta la teoría archivítica permitiendo la incorporación de repositorio de Concentración e Histórico.
Beneficios de Resolv-e para Administración Documental
Algunos de los Beneficios de utilizar Resolv-e Administración Documental son los siguientes:
- Administrar Documentos
- En Papel, Custodia y ubicación Geográfica
- Electrónicos; Digitalización Masiva
- Electrónicamente Generados
- URL (Direcciones WEB)
- Conocimientos y Contenido
- Electrónicos en Base a la digitalización individual (TWAIN)
- Implantar Prácticas de Administración de Archivos
- Implantación a Nivel Básico o documento
- Organización del archivo de tipo Orgánica, Funcional y/o Orgánica-Funcional
- Valor Documental
- Disponibilidad y depuración de Documentos
- Administración de Archivo Vigente (trámite)
- Administración de extensiones de permanencia por consulta
- Manejo de condición “Causa Estado”
- Administración del Archivo de Concentración
- Administración del Archivo Histórico
- Migración a los diferentes niveles en base a reglas.
- Integración de documentos a Expedientes Electrónicos
- Integración de Expedientes Electrónicos de Empresas, Divisiones y Contactos ya sean Empleados, Proveedores y/o Clientes.
- Integración de expedientes Electrónicos de Activos de cualquier tipo, incluyendo Inmuebles, Automóviles, Equipo de Cómputo o cualquier mueble.
- Integración de documentos en Asuntos relacionados a Control de Gestión
- Integración de documentos electrónicos a Trámites y Procesos
- Custodia Física y Digitalización
- Visualización de documentos “Seguros” por Internet o Intranet
- Clasificación “Inteligente” de Documentos basados en un cuadro de clasificación archivística
- Prepare sus procesos para soportar la NOM151 y olvídese de papeles ya que esta norma introduce el Documento Electrónico con Valor Jurídico.
- Publicación de Documentos en Internet
- Integre un portal para la publicación de documentos en Internet simplemente marcando los documentos como “Públicos”
- Búsqueda por llaves o contenido de los documentos o encabezados
- Creación sistémica de expedientes
- Registro de documentos iniciados por la Recepción de Faxes y consecuente apertura de procesos
- Recepción de emails e integración de sus correspondientes documentos.
- Soporte de TWAIN para la digitalización anywhere (cámaras, scanners, Pads de firmas, etc.)
- Carga Masiva de documentos y llaves con integración de procesos de OCR
- Firma Electrónica
- Firme sus documentos electrónicamente utilizando PKI.
Más información
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