Control de Gestión
El uso de una Herramienta sencilla y poderosa para “lubricar” las interacciones entre las personas, en los gobiernos Federal, Estatal y Municipal….
… es sin duda una Ventaja Estratégica
¿Qué es Control de Gestión?
Control de Gestión es un término que en su sentido más amplio incluye la administración y Gestión de todas las actividades y acciones del Gobierno.
Sin embargo las herramientas de control de Gestión (como son conocidas) son soluciones especializadas para procesar, resolver, atender solicitudes de diversos tipos y naturalezas.
Estos principios aplican para cualquier tipo de organización de gobierno.
Básicamente el principio fundamental de este tipo de aplicaciones sigue el modelo Solicitante-Resolutor(es) o destinatarios.
Normalmente las soluciones de Sistemas para este tipo de problemática son clasificadas y medidas en base a la estandarización y homologación de las tareas para las que se utilizan.
Por excelencia las herramientas informáticas menos estandarizadas para realizar tareas de Control de Gestión es el Correo Electrónico y las más sofisticadas y estandarizadas son las herramientas tipo GRP, CRM y/o Desarrollos a la Medida.
En el mercado Informático las herramientas que resultan más eficientes con un buen nivel de versatilidad (comparable al Correo Electrónico) y un estricto control de tareas (comparable con un GRP) son las herramientas de tipo “Control de Gestión” que pueden ser utilizadas en un gran diversidad de aplicaciones y acciones que sin duda romperán la sinergia y burocracia a la que toda organización de Gobierno puede afectar.
¿Qué es Resolv-e Control de Gestión?
Resolv-e Control de Gestión se encuentra en el punto intermedio entre lo sofisticado y lo simple, ya que provee la versatilidad y flexibilidad de uso del correo electrónico y al mismo tiempo provee el poder y alcances que prporcionan soluciones más sofisticadas como GRP´s, BPM´s, Desarrollos a la Medida, etc.
El elemento fundamental de Resolv-e Control de Gestión es el ASUNTO, el cuál por si mismo tiene un ciclo de vida y de acción, como se describe a continuación:
Alta de Asuntos
Resolv-e permite el registro de ASUNTOS, cualquir persona con acceso al servicio puede escribir un asunto (como normalmente escribiría un email) y lo dirigiría a una persona o grupo de personas, adjuntando y adicionando documentos electrónicos y/o referenciados a un documento en papel.
Igualmente el sistema provee una gran cantidad de alternativas para el registro de Asuntos.
Instrucciones de un Asunto
El objetivo principal de un Asunto es dar instrucciones o solicitar que se realice una acción o actividad es decir que se “Resuelva el Asunto”, Resolv-e provee un catálogo de instrucciones como son “Para su atención”, “Para su Información”, “Para su Visto Bueno”, “Para su firma”, etc. Y pueden adicionarse cualquier tipo de instrucción.
Turnado de un Asunto
Un receptor de asunto puede, si por la naturaleza del mismo se requiere, enviarselo a alguien más para que le ayude en su resolución, o para enviarle otra instrucción cualquiera que sea.
Características de un Asunto
Un asunto tiene una clasificación denominada “Categoría de Asunto” la cuál determina una serie de atributos y en general su comportamiento; en ella se determinan los criterios de urgencia, los niveles de servicio para resolución del asunto, si tiene inmformación adicional, si tiene interacción con otros módulos de Resolv-e como Llamadas, Activos, Procesos, etc.
Buzones
Cada usuario del sistema cuenta con dos buzones básicos y un número indeterminado de adicionales; en estos dos buzones uno de entrada y otro de salida cada persona administra y en su caso resuelve sus Asuntos.
Bitacoras de un Asunto
Cada Asunto cuenta con una Bitácora de acciones y actividades incluyendo un registro de quién, cuando, a que hora y que actividad realizó para un seguimiento y referencia de todos los que intervienen en el Asunto.
Administración de Documentos en Resolv-e Control de Gestión
En muchas ocaciones los asuntos a Gestionar pueden ser 100% electrónicaos, por ejemplo una plantilla publicada en Internet.
Sin embargo muchos procesos o asuntos a gestionar requieren de integrar diferentes tipos de documentos electrónicosy/o en papel por lo que Resolv-e control de Gestión prove un servicio de Administración Documental que permite integrar tanto documentos electrónicos como en papel a los diferentes asuntos a Gestionar.
Resolv-e Control de Gestión puede relacionar documentos en papel, o si su proceso lo permite utilizar un scaner digitalizar e integrar los documentos directamente al asunto a gestionarse.
Este proceso involuntariamente para el usaurio del sistema esta constantemente integrando sistemicamente un expediente electrónicoperfectamente clasificado y su disponibilidad, vigencia y permanencia perfectamente definida.
Beneficios Resolv-e Control de Gestión:
Algunos de los Beneficios de utilizar Resolv-e Control de Gestión son los siguientes:
- Uso y Explotación de Servicios de Administración Documental y ECM incluyendo la integración Sistémica de Expedientes
- Tan simple de usar como el Correo Electrónico
- Utilizable en un Browser de Internet y PDA´s
- Registro Automático de cada actividad relacionada a cada asunto, incluyendo visualización, turnado, respuesta, confirmación (acknowledge), resolución, etc.
- Catálogo customizable de actividades y acciones por realizar, por ejemplo
- Para su Información
- Para su Firma
- Para su Visto Bueno
- Para sus Comentarios
- Para su Realización
- Para su Resolución
- Etc.
- Tipificación de Asuntos por Resolver, Generación de Estadísticas y monitoreo de asuntos pendientes basados en Niveles de Servicio o SLA´s.
- Permitir la asignación y/o turnado de asuntos a un número indeterminado de Resolutores o Destinatarios
- Asignar o Adjuntar documentos electrónicos de cualquier tipo, incluyendo PDF, DOC, XLS, MDI, (cualquier multimedia), GPS, etc.
- Envío automático de Emails y mensajes SMS para notificación de asuntos y acciones realizadas.
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